Briefing: esse filho também é seu

Levantamento de briefing. O nome até lembra o de uma modalidade esportiva. A atividade, aqui, não é física – embora, às vezes, demande suor e lágrimas até que a apuração das informações necessárias seja concluída. O esforço que prevalece é o mental.

Qual a sua opinião? Acha que essa tarefa demanda bem mais do porta-voz que detém o conhecimento do que do profissional que busca com ele a informação?

Se a resposta foi sim, cuidado: você está enganado. E pode já ter cometido o erro número um da lista de atitudes que podem queimar a largada de um importante processo da comunicação corporativa.

Assim como no jornalismo diário, as entrevistas com as fontes internas da empresa são essenciais para desenvolver os temas corporativos, conhecer as mensagens e as diretrizes que precisam estar em pauta e ser compartilhadas com os empregados e/ou com os públicos externos da empresa.

Uma vez definido, o briefing tem de evoluir de um roteiro de perguntas para um conjunto de respostas. Cabe aos profissionais de comunicação o preparo para essa prospecção. Não porque é parte de suas atribuições, mas porque sua especialização pode contribuir - e muito - para tornar o levantamento desse conteúdo o mais assertivo possível. Até aqui, tudo o que foi dito parece muito óbvio. Na teoria. Já na prática, o resultado final corre o risco de ser atropelado pelo objetivo inicial. Veja quais erros não cometer:

1 – Ir para a entrevista munido apenas da lista básica de perguntas

Pesquise, faça a sua lição de casa. Por mais que não domine o assunto, mostre que você se preparou. Gerar empatia com a fonte pode fazer uma gigantesca diferença para o sucesso deste e dos próximos briefings.

2 – Deixar de compartilhar com a fonte a visão da comunicação

Em meio a todas as informações fornecidas, detalhes da estratégia da empresa podem ser mencionados pelas fontes, a fim de contextualizar e facilitar a sua compreensão do tema. Por isso, não deixe de verificar e alinhar com os porta-vozes o que pode ser divulgado, quando pode ser divulgado e para quem pode ser divulgado.

3 – Ter vergonha de pedir ajuda para decodificar a mensagem

Fontes internas da empresa são grandes especialistas em suas áreas de atuação. No entanto, é papel do especialista em comunicação mostrar que o valioso conhecimento que elas detêm, quando traduzido em uma linguagem atrativa e de fácil compreensão, ajudará a dar ainda mais visibilidade à relevância e ao valor que um determinado processo, produto ou serviço agrega para a empresa e para os públicos por eles impactados.

Essas três atitudes que devemos evitar revelam duas atitudes que devemos priorizar. Não podem faltar proatividade e coparticipação na hora de levantar, com qualidade e eficiência, as informações previstas no briefing.

Colocar em prática esse processo dá início a um círculo virtuoso pautado pela educação de toda a organização em relação à comunicação. Isso ampliará o conhecimento das fontes envolvidas por essas atividades. E fortalecerá a percepção de todos do quanto a comunicação é uma aliada estratégica para a construção, a consolidação e a perenidade dos relacionamentos que a empresa já conduz ou quer conduzir com todos os seus stakeholders.

Lembre-se: estamos em tempos de colaboração. Assuma esse briefing. Ele também é seu.